Planilha de controle financeiro: como usar de maneira eficiente

Planilha de controle financeiro: como usar de maneira eficiente

Você costuma se espantar quando vê o extrato do banco e se depara com a conta zerada ou com saldo negativo? Já teve que passar metade do mês só com R$ 50 no bolso? Não sabe explicar como seu salário simplesmente desaparece? Já usou uma planilha de controle financeiro pessoal? Se você respondeu sim para alguma dessas perguntas, saiba que não está só.

Lamentavelmente, estamos falando de uma situação muito comum no Brasil, motivo pelo qual os índices de inadimplência não param de subir. E os vilões por trás desse cenário são a falta de planejamento e a escassez de informações sobre como organizar as finanças pessoais.

Pensando nesse cenário, resolvemos produzir este post recheado de dicas para eliminar esses problemas de uma forma simples: com a ajuda de uma planilha de controle financeiro eficiente. Confira os tópicos que separamos a seguir!

O que é uma planilha de controle financeiro?

A planilha de controle financeiro é uma ferramenta que ajuda a manter registros sobre gastos e receitas, permitindo uma melhor tomada de decisões a partir de escolhas mais embasadas no futuro. Na planilha, você pode anotar todos os ganhos e as despesas que tem ao longo do mês.

A ferramenta coloca, de um lado, o recebimento da remuneração, de décimo terceiro, bônus, lucros e dividendos, separando tudo isso das despesas, sejam elas correntes ou eventuais, como aluguel, contas de água e luz, conserto do carro, entre inúmeras outras possibilidades.

Mas atenção: lembre-se de que esse é apenas um instrumento! Apesar de todas as vantagens que uma boa planilha ou um aplicativo de celular pode trazer, não podemos deixar de fazer uma advertência: trata-se de uma ferramenta muito útil, e não da solução para seus problemas!

Em uma analogia simples, podemos pensar na planilha como um diagnóstico médico, e não como o tratamento para uma doença. Portanto, se esse controle não servir para ajustar seu comportamento, não haverá mudança alguma em sua saúde financeira.

É simples: quando não é acompanhada de metas, objetivos e mudança de hábitos, a planilha se torna apenas um documento com números.

Em outras palavras, é importante que você saiba desde já: alimentar fielmente sua planilha de controle financeiro é uma condição necessária, mas é insuficiente para, sozinha, melhorar suas finanças.

Por que usar uma planilha de controle financeiro?

Se a planilha não é a solução definitiva para os problemas financeiros, quais são, afinal, os benefícios de adotá-la? Então confira agora alguns apontamentos importantes que a planilha de controle financeiro pode fornecer para uma mudança de hábitos positiva!

Redução de gastos

Em primeiro lugar, cabe destacar a possibilidade de reduzir despesas desnecessárias que consomem a receita. Ao anotá-las e detalhá-las em uma planilha de gastos, é possível ter uma melhor visualização do consumo de recursos ao longo do mês, bem como das principais despesas.

Desse modo, torna-se mais fácil conferir desproporções, verificar o que é essencial e o que pode ser cortado do orçamento, assim como reavaliar a destinação de recursos. Isto, é claro, faz com que haja a otimização do uso da receita mensal.

Mais economia

Além da redução de gastos, é possível conferir hábitos que comprometem o orçamento. Por exemplo, ao detalhar custos com conta de luz ou água, você tem indícios de hábitos que prejudicam as finanças.

Assim, a redução de gastos, cumulada com a otimização das despesas indispensáveis, permite economizar recursos para diversos fins. Como exemplo, vale destacar a quitação de dívidas, constituição de reserva de emergência e aplicação em investimentos.

Atingir metas

Por último, a planilha de controle financeiro ainda permite traçar metas sólidas para alcançar sonhos e projetos pessoais. Por meio dela, é possível montar um orçamento para, mês a mês, destinar recursos de maneira eficiente.

Um exemplo comum é o planejamento de viagem com a família ao final do ano. A partir dessa ferramenta, é possível organizar a reserva de valores para que seja possível, ao longo dos meses, levantar os recursos necessários com maior disciplina.

Como escolher a sua ferramenta e colocar a mão na massa?

Existem na internet diversos modelos prontos de planilha de controle financeiro para ajudar você a controlar as suas despesas. No entanto, não podemos nos esquecer, porém, de que as folhas de cálculos disponíveis na web não passam de uma sugestão baseada nas necessidades, nos desejos e nas possibilidades da maior parte das pessoas.

É preciso, portanto, adaptar o modelo! Assim, se falta alguma categoria que para você é importante, não tenha medo de acrescentá-la. Já se sobram muitas abas que são inúteis para sua realidade, pode apagá-las para simplificar a interação com o documento.

Tenha em mente que os modelos foram feitos para ajudar, e não para atrapalhar. Se quiser, você pode também começar do zero, fazendo sua própria tabela. Acima de tudo, esse é um ótimo exercício para você entender melhor como essas ferramentas funcionam e como organizar suas despesas e receitas.

Para tanto, você pode usar o famoso Excel, mas também há alternativas interessantes, como o Planilhas do Google Drive, que é uma ferramenta gratuita e funciona inteiramente na nuvem com praticamente os mesmos recursos do software da Microsoft.

Escolhido o meio para o controle dos gastos, você já pode seguir nosso passo a passo. Confira!

Comece pelos meses

O controle de gastos mensais é a melhor forma de começar. Por meio dele, você terá uma visão de todos os principais gastos ao longo do ano. Esse início é fácil: pule a primeira coluna (A) e escreva os nomes de todos os meses dali para frente.

Detalhe as despesas

Na primeira coluna, liste suas despesas mensais. Então, comece pelos gastos básicos e mais necessários, como contas básicas do lar, transporte, alimentação entre outros. Não se esqueça da reserva financeira — mesmo que você ainda não esteja conseguindo guardar.

Some as despesas

A última linha se destina ao total dos gastos no mês. Você pode usar uma fórmula para esse cálculo. É simples:

• digite =SOMA(;

• selecione todas as despesas da coluna a serem somadas;

• feche os parênteses.

Ficaria algo parecido com isto: =SOMA(B2:B15). Resolveu janeiro? Agora é só copiar e colar essa mesma fórmula nos totais dos meses de fevereiro a dezembro. Aí pronto, o cálculo das despesas será feito automaticamente. Confira um modelo para entender como é simples!

JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL …

Aluguel 700 700

Supermercado 600 540

Telefonia 56 56

Internet 85 85

TV por assinatura 60 60

Conta de luz 120 120

Combustível 200 180

Poupança 150 150

Financiamento do carro 480 480

Total 2451 =soma(C2:C12)

Como usar a planilha?

Como visto, a planilha é uma excelente ferramenta para promover a saúde financeira. Para que isso seja possível, no entanto, é necessário saber utilizá-la da melhor forma, de modo que a análise seja precisa e viabilize uma mudança de hábitos efetiva.

Confira, então, algumas dicas práticas de utilização da planilha de controle financeiro para o melhor aproveitamento dos seus benefícios!

Compare com sua receita

Após desenhar a sua planilha e calcular os gastos, é fundamental descobrir se eles são condizentes com o que você ganha por mês. Para isso, some seu salário com quaisquer outros ganhos que tenha, como aluguéis, rendimentos e horas extras, por exemplo.

Você também pode incluir na sua tabela a soma de suas receitas e automatizar o cálculo. Siga o mesmo padrão das despesas, mas, agora, detalhando seus ganhos e fazendo a soma deles. Depois, é só criar uma fórmula para subtrair o total das despesas do total das receitas.

Analise seus gastos e defina metas

Agora que você fez o diagnóstico dos seus gastos com sua planilha de controle financeiro, é hora de avaliá-los para decidir que mudanças precisam ser feitas a fim de alcançar seus objetivos.

Para conquistarmos objetivos financeiros, temos que traçar metas, construindo uma rota entre o lugar em que estamos agora e aonde queremos chegar. Essas metas podem incluir a diminuição de despesas e a destinação de uma parte do orçamento para a realização de investimentos, por exemplo.

Poupe e invista

Para fazer investimentos, é preciso planejamento e disciplina. O ideal é reservar entre 10% e 30% da sua receita para aplicações. Para dar uma força na hora de poupar, pense no motivo desse investimento e encare-o como uma despesa recorrente, que não deve deixar de ser paga.

Sem dúvidas, no longo prazo, os frutos colhidos valerão a pena. Isso sem contar na reserva de recursos que se constitui, evitando um novo comprometimento do orçamento diante de imprevistos e novas despesas que podem aparecer.

Estabeleça prioridades

Feita uma análise profunda das suas finanças e definidas as metas, você precisa estabelecer prioridades de consumo. Não tem jeito: o dinheiro sempre será curto para comprar tudo o que deseja. Por isso, é essencial colocar seus gastos em uma lista, seguindo uma ordem de prioridade.

Essa lista deve ser constantemente atualizada de acordo com suas necessidades, que também são mutáveis. Tenha em mente que prioridade é aquilo que não pode deixar de ser pago de forma alguma, ok? E isso inclui itens básicos, como moradia, alimentação e transporte, entre outros.

Aprenda a se motivar

Muitas vezes, passamos o dia inteiro na frente do computador, conferindo dados, organizando documentos e prestando contas. Por isso, a última coisa que queremos fazer quando chegamos a casa é olhar para uma tabela com uma infinidade de números a analisar, atualizar e completar.

Por esses e outros motivos, manter a planilha de controle financeiro atualizada é uma atividade que demanda disciplina e motivação.

Você precisa anotar nesse documento até mesmo os pequenos gastos diários, uma vez que, somados, eles podem corresponder a uma parcela grande do seu orçamento.

Mercado, padaria, posto de gasolina, lanche, restaurante, bar: tudo deve ser contabilizado, independentemente de você ter pago em dinheiro ou no cartão de crédito.

Uma boa dica para manter a motivação em meio a toda essa trabalheira é pensar nos benefícios que pretende atingir com uma melhor organização financeira, como economizar para fazer a tão sonhada viagem internacional, pagar aquele curso etc.

Fique de olho no planejamento

Como já tivemos a oportunidade de ressaltar, o planejamento financeiro é o grande aliado da planilha de controle.

Sem planejamento, esse registro não surte nenhum efeito. E sem esse gerenciamento, o planejamento é um tiro no escuro.

Assim, separe um tempinho na semana e no mês para verificar seus gastos, avaliando se tem conseguido cumprir as metas e se é preciso fazer ajustes.

Aprenda a lidar com o cartão de crédito

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, o cartão de crédito não é um vilão, assim como nem toda dívida é ruim. Ou seja, cada nova compra no cartão não deve ultrapassar os limites estabelecidos para os gastos.

O valor que consta na fatura do cartão de crédito não pode ser uma surpresa. Por isso, o ideal é que esse valor seja planejado, fruto de deliberação e não do consumo impulsivo.

Prepare-se para emergências

A probabilidade de o seu carro enguiçar ou de precisar fazer um tratamento de canal no dente pode até ser pequena, entretanto, dificilmente passamos um mês inteiro sem um imprevisto que exija um desembolso imediato.

Por isso, é bom fazer uma pequena reserva mensal para esse tipo de gasto. Além disso, você pode contratar diferentes tipos de seguro para proteger aqueles bens mais importantes e caros, que têm um grande potencial lesivo contra o orçamento — como é o caso do imóvel e do carro, além da sua saúde que pode comprometer a própria conquista da renda mensal.

Mantenha a planilha atualizada

A essa altura, ficou claro que a atualização periódica da planilha de controle financeiro é uma providência muito importante dentro do processo de organização financeira, certo? Isso permite identificar com precisão com o que você está gastando seu dinheiro e reorganizar a sua lista de prioridades com muito mais facilidade.

Uma dica para manter a rotina, nesse sentido, é deixá-la disponível também nos dispositivos móveis para que você possa atualizá-la em qualquer momento e lugar.

Da mesma forma, caso essa atualização seja feita por mais de uma pessoa, vale a pena permitir o acesso à planilha desde várias contas, de forma que os registros possam ser realizados simultaneamente, sem esquecimentos ao final do dia.

Sem dúvidas, a planilha de controle financeiro é uma grande aliada na conquista de sonhos e projetos pessoais, bem como na estabilidade financeira das famílias.

No entanto, cabe ressaltar que se trata de uma ferramenta que é um ponto de partida, e não um ponto de chegada, dentro do espectro mais amplo que é o planejamento financeiro.

Assim, estamos falando de um passo importante que viabiliza o autoconhecimento, principalmente no que diz respeito aos gastos. No entanto, se você não faz nada para mudar esse quadro, tudo continuará como sempre foi. Portanto, agir é fundamental.

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  • Publicado

    14 de fevereiro de 2019

  • Categoria

    Educação Financeira

  • Tags Relacionadas

    Finanças pessoais

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